В прошлый раз я рассматривала как "работать" с краткосрочными делами, сортировать и расставлять приоритеты. Но ведь есть еще и долгосрочные дела. И их невозможно выполнять в "отрыве" от краткосрочных повседневных дел и обязанностей. Есть способ сортировки списка дел таким образом, чтобы было удобно ориентироваться и все держать под контролем. Этот способ придумал и использовал 34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, поэтому и сам способ получил название "Квадрат (матрица) Эйзенхауэр". Некоторые применяют квадрат Эйзенхауэра и для списка краткосрочных дел. Но лично для меня это оказалось более затратным по времени чем тот способ, который описывала ранее. Но для долгосрочных дел матрица Эйзенхауэра отлично подходит.
Итак, суть заключается в том, что все дела разбиваются на 4 категории в зависимости от их срочности и важности. Графически это удобно нарисовать в таком виде:
Рассмотрим подробнее.
I Важно и Срочно Важно ли дело или нет определить просто. Представьте результат, если дело выполнено не будет. Он вас устраивает? Нет - дело важное, да - дело второстепенное. Когда новичок начинает работать с матрицей Эйзенхауэра, то практически все дела записаны в этот раздел. Но прелесть этого метода заключается в том, чтобы в этом поле не было дел вообще, или были не более 2-3-ех и они как можно быстрее выполнялись. Почему же вначале мы все заполняем раздел важных и срочных дел? Из-за неправильной оценки степени важности и из-за стремления сделать все и сразу, что физически не возможно. Так что после первоначального составления своей матрицы Эйзенхауэра заново проанализируйте этот раздел, действительно ли дела важные и не может ли выполнение записанных дел немного повременить. Следует иметь ввиду, что в этот раздел могут попасть неожиданно возникшие дела, например, посещение стоматолога из-за сильной зубной боли и дела из второго поля, если вы про них "забыли". Что может быть важно и срочно для молодой мамы, занимающейся хобби или работой на дому? Если есть какой-либо заказ (например, на рукоделие) и его надо выполнить в сжатые сроки. Например, для меня важно и срочно было подготовить мою еженедельную лекцию в университете, вызвать на дом врача, когда малышка проявляла первые признаки заболевания, приготовить еду.
II Важно и НЕ Срочно Сам создатель данного метода тайм менеджмента считал это поле самым важным. Ведь внесение в него дела и своевременное его выполнение гарантирует, что на выполнение данного дела потратится необходимое количество времени для получения качественного результата и без отсутствия напряженной работы, когда срок сдачи дела вот-вот наступит. Предварительное завершение дела оставляет еще время для исправления возможных ошибок. Именно работа с делами, находящимися в этом разделе обеспечивает достижение успеха в выбранной сфере деятельности (проекте). Или же, что актуально для молодой мамы, позволит избежать детских криков. Например, когда на обед малышу нужно приготовить овощное пюре или кашу, то готовить за 10 минут до приема пищи по расписанию, когда малыш уже голоден и требует еды, а тут еще и остудить надо - выматывается и мама, и ребенок. Гораздо лучше приготовить с утра (я это делаю после завтрака перед прогулкой), а потом просто подогреть. Хобби или развитие своего дела молодой мамы в основном тоже находится в этом поле.
III НЕ Важно и Срочно В это поле квадрата Эйзенхауэра попадают дела, которые надо сделать и никак не приближающие вас к цели. Дела, которые надо сделать для того, чтобы их сделать. Например, принять гостей или поздравить подругу с днем рождения, незапланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Или же внезапно появляющиеся дела, мешающие или полностью препятствующие выполнению дел из поля II. К этой категории можно отнести, например, ежемесячные профилактические посещения педиатра в первый год жизни ребенка.
IV НЕ Важно и НЕ Срочно В это поле попадают все дела, которые делать хочется (и они приятны), но результата, кроме потери времени они не дадут никакого. В этом поле находятся такие "пожиратели времени" как просмотр телепередач, фильмов, новостей, лент друзей в соцсетях, длительные разговоры по телефону, компьютерные игры. Замечено, что люди начинают заниматься такими делами, когда устают от работы над важными делами. Так что у вас есть выбор, или тратить время и уставать от бесполезных дел или хорошо отдохнуть (например, сходить погулять с ребенком в парк или просто поиграть и посмеяться с малышом). Возникает вопрос: зачем тогда их писать в матрицу Эйзенхауэра? Обязательно нужно записать для того, чтобы вы, когда начинаете или появляется желание начать "выполнять" дела из этого поля, могли на несколько секунд остановиться и подумать, стоит ли этим заниматься, - вот это можно назвать осознанным выбором!
"Изюминка" напоследок. Чтобы выполнять все дела из первых трех полей квадрата Эйзенхауэра необходимо много времени и сил. Это если делать самостоятельно. Подумайте, какие дела (из поля II и III, а иногда из IV) можно поручить выполнить кому-то другому!
Итак, суть заключается в том, что все дела разбиваются на 4 категории в зависимости от их срочности и важности. Графически это удобно нарисовать в таком виде:
Рассмотрим подробнее.
I Важно и Срочно Важно ли дело или нет определить просто. Представьте результат, если дело выполнено не будет. Он вас устраивает? Нет - дело важное, да - дело второстепенное. Когда новичок начинает работать с матрицей Эйзенхауэра, то практически все дела записаны в этот раздел. Но прелесть этого метода заключается в том, чтобы в этом поле не было дел вообще, или были не более 2-3-ех и они как можно быстрее выполнялись. Почему же вначале мы все заполняем раздел важных и срочных дел? Из-за неправильной оценки степени важности и из-за стремления сделать все и сразу, что физически не возможно. Так что после первоначального составления своей матрицы Эйзенхауэра заново проанализируйте этот раздел, действительно ли дела важные и не может ли выполнение записанных дел немного повременить. Следует иметь ввиду, что в этот раздел могут попасть неожиданно возникшие дела, например, посещение стоматолога из-за сильной зубной боли и дела из второго поля, если вы про них "забыли". Что может быть важно и срочно для молодой мамы, занимающейся хобби или работой на дому? Если есть какой-либо заказ (например, на рукоделие) и его надо выполнить в сжатые сроки. Например, для меня важно и срочно было подготовить мою еженедельную лекцию в университете, вызвать на дом врача, когда малышка проявляла первые признаки заболевания, приготовить еду.
II Важно и НЕ Срочно Сам создатель данного метода тайм менеджмента считал это поле самым важным. Ведь внесение в него дела и своевременное его выполнение гарантирует, что на выполнение данного дела потратится необходимое количество времени для получения качественного результата и без отсутствия напряженной работы, когда срок сдачи дела вот-вот наступит. Предварительное завершение дела оставляет еще время для исправления возможных ошибок. Именно работа с делами, находящимися в этом разделе обеспечивает достижение успеха в выбранной сфере деятельности (проекте). Или же, что актуально для молодой мамы, позволит избежать детских криков. Например, когда на обед малышу нужно приготовить овощное пюре или кашу, то готовить за 10 минут до приема пищи по расписанию, когда малыш уже голоден и требует еды, а тут еще и остудить надо - выматывается и мама, и ребенок. Гораздо лучше приготовить с утра (я это делаю после завтрака перед прогулкой), а потом просто подогреть. Хобби или развитие своего дела молодой мамы в основном тоже находится в этом поле.
III НЕ Важно и Срочно В это поле квадрата Эйзенхауэра попадают дела, которые надо сделать и никак не приближающие вас к цели. Дела, которые надо сделать для того, чтобы их сделать. Например, принять гостей или поздравить подругу с днем рождения, незапланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Или же внезапно появляющиеся дела, мешающие или полностью препятствующие выполнению дел из поля II. К этой категории можно отнести, например, ежемесячные профилактические посещения педиатра в первый год жизни ребенка.
IV НЕ Важно и НЕ Срочно В это поле попадают все дела, которые делать хочется (и они приятны), но результата, кроме потери времени они не дадут никакого. В этом поле находятся такие "пожиратели времени" как просмотр телепередач, фильмов, новостей, лент друзей в соцсетях, длительные разговоры по телефону, компьютерные игры. Замечено, что люди начинают заниматься такими делами, когда устают от работы над важными делами. Так что у вас есть выбор, или тратить время и уставать от бесполезных дел или хорошо отдохнуть (например, сходить погулять с ребенком в парк или просто поиграть и посмеяться с малышом). Возникает вопрос: зачем тогда их писать в матрицу Эйзенхауэра? Обязательно нужно записать для того, чтобы вы, когда начинаете или появляется желание начать "выполнять" дела из этого поля, могли на несколько секунд остановиться и подумать, стоит ли этим заниматься, - вот это можно назвать осознанным выбором!
"Изюминка" напоследок. Чтобы выполнять все дела из первых трех полей квадрата Эйзенхауэра необходимо много времени и сил. Это если делать самостоятельно. Подумайте, какие дела (из поля II и III, а иногда из IV) можно поручить выполнить кому-то другому!
Комментариев нет:
Отправить комментарий